In unserem Scan-Center digitalisieren wir Ihre Dokumente gerne, zeitnah und in bester Qualität. Egal, ob es sich um eine einmalige Aktion handelt oder um Ihre täglichen wiederkehrenden Dokumente (Eingangsrechnungen, Tagespost), die für Ihre interne Bearbeitung in Dateiform vorliegen müssen.

Bei der Digitalisierung unterstützen wir die Formate von A5 und kleiner (Reisekostenbelege) bis A0 für technische Dokumentationen und Bauzeichnungen.

Zu unserer Dienstleistung zählen folgende Arbeitsschritte:

• Entnahme der Dokumente (aus Ordnern / Postboxen)
• Aufbereitung der Dokumente zum Scannen (entklammern, glätten, etc.)
• Scannen der Dokumente
• Anpassung der Graustufen zur Lesbarkeit (Kontrast, Helligkeit) und als Qualitätsmerkmal (Software Virtual Re-Scan). Manche Dokumente sind besser lesbar als im Original.
• Indexierung der Dokumente nach Ihren Wünschen

– Manuelle Indexierung
– Mittels Barcode
– Free-Form -Erkennung
– OCR-Textauslesung zur späteren Volltextsuche
– Formular-Zonenerkennung und Auslesung
– Datenbankauslesung und Zuordnung ( Datenbank wird vom Kunden gestellt)

• Vollständigkeitskontrolle, Qualitätskontrolle
• Erstellen der Archive mit den Bilddateien (tif, pdf etc.) und der Indexdatei
• Beschickung Ihrer internen Workflows
• Importieren der digitalisierten Dokumente in Ihr Archivsystem (Hersteller neutral)
• Wenn gewünscht, Rückheftung der Dokumente in den Ursprungszustand
• Wenn gewünscht, Datenvernichtung gemäß Datenschutzbestimmungen

Bei all diesen Arbeitsschritten steht der Datenschutz immer mit an erster Stelle.

Sprechen Sie uns an, gerne stehen wir Ihnen für ein Beratungsgespräch jederzeit zur Verfügung. Bei einem ersten Gespräch können wir Ihre Anforderungen und Wünsche
für die weiterführende Bearbeitung Ihrer digitalen Dokumente aufnehmen und mit Ihnen gemeinsam den optimalen Prozess für das optimale Ergebnis gestalten.

Die Vorteile für Sie liegen auf der Hand!

» Zeitersparnis bei der Suche
» Personalressourcen können besser eingesetzt werden
» Schnellere Reaktionszeiten bei Kundenfragen und in Telefonaten (besserer Kundenservice)
» Alle Mitarbeiter arbeiten mit den inhaltlich gleichen Dokumenten
» Gleichzeitiger Zugriff auf Ihre Dokumente für alle Mitarbeiter Berechtigungskonzept (wer darf, der darf)
» Datensicherheit durch Datensicherung, digitale Sicherungen schützen Ihr Unternehmen, Papier hingegen ist vergänglich (Feuerschaden, Wasserschaden, Alterung).